Obsługa kadr i płac to jeden z kluczowych obszarów działalności biur rachunkowych. Odpowiedni program kadrowo-płacowy nie tylko wspomaga ewidencję pracowników i rozliczanie wynagrodzeń, ale także odpowiada za poprawność deklaracji, zgodność z przepisami i komunikację z instytucjami publicznymi. Wybór właściwego systemu ma bezpośredni wpływ na jakość świadczonych usług.

Dlaczego wybór programu kadrowo-płacowego ma znaczenie?

Procesy kadrowo-płacowe są regulowane przez przepisy prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków oraz wewnętrzne ustalenia z klientem. Błąd w rozliczeniu ZUS czy PIT może mieć konsekwencje finansowe zarówno dla klienta, jak i biura rachunkowego. Dlatego program powinien nie tylko automatyzować procesy, ale też zapewniać ich zgodność z aktualnym stanem prawnym.

Najważniejsze funkcje programu kadrowo-płacowego

1. Obsługa pełnej dokumentacji pracowniczej

Program powinien umożliwiać prowadzenie akt osobowych, ewidencję umów (o pracę, zlecenia, dzieło), rozliczanie czasu pracy, urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności.

2. Automatyczne naliczanie wynagrodzeń i potrąceń

Kluczowe jest, by system uwzględniał różne składniki wynagrodzenia, zasiłki, dodatki, a także potrącenia zgodne z przepisami (np. komornicze). Obliczenia powinny być zgodne z aktualnymi stawkami i limitami.

3. Generowanie deklaracji i plików do urzędów

Dobry program umożliwia tworzenie deklaracji PIT, ZUS, PPK oraz e-ZLA. Ważne jest również wsparcie wysyłki plików do instytucji za pomocą e-bramek (np. PUE ZUS, e-Deklaracje).

4. Obsługa wielu firm jednocześnie

Biuro rachunkowe obsługuje zwykle wielu klientów, dlatego niezbędna jest funkcja wielofirmowości – możliwość prowadzenia odrębnych teczek kadrowych i płacowych dla każdego podmiotu z zachowaniem przejrzystości i bezpieczeństwa danych.

5. Aktualizacje zgodne z przepisami

Przepisy prawa pracy i składek zmieniają się dynamicznie. System musi być regularnie aktualizowany – zarówno w zakresie stawek, jak i wzorów dokumentów czy sposobu raportowania do urzędów.

6. Możliwość importu danych i integracja z księgowością

Przydatna jest funkcja automatycznego przenoszenia danych do systemu księgowego, np. zaksięgowania listy płac, kosztów pracowniczych czy potrąceń. Ułatwia to pracę i eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.

7. Intuicyjność i dostępność pomocy technicznej

System powinien być przejrzysty i intuicyjny – szczególnie jeśli korzysta z niego wielu pracowników. Warto zwrócić uwagę na dostępność dokumentacji, szkoleń oraz wsparcia technicznego w razie problemów.

Programy kadrowo-płacowe a specyfika biur rachunkowych

Biura rachunkowe potrzebują oprogramowania, które wspiera zarówno obsługę wielu podmiotów, jak i dużą skalę danych kadrowo-płacowych. W odpowiedzi na tę specyfikę niektórzy dostawcy oferują specjalne wersje swoich systemów – przykładem jest Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. To rozwiązanie przygotowane z myślą o biurach rachunkowych, w którym moduł kadrowo-płacowy współpracuje z pozostałymi obszarami (księgowość, CRM, obieg dokumentów) i wspiera efektywną pracę z klientami dzięki funkcjom zdalnej wymiany danych oraz zarządzania zadaniami.

Przykładowe rozwiązania na rynku

• Gratyfikant GT (Insert) – rozwiązanie dla mniejszych biur, prosty interfejs i integracja z Rewizorem GT.
• Comarch ERP Optima Kadry i Płace – moduł zintegrowany z resztą systemu ERP, obsługa wielu firm, elektroniczne deklaracje i eksport do PUE. W wersji Optima BR dodatkowo oferuje funkcje ułatwiające zarządzanie pracą biura rachunkowego.
• Enova365 Kadry i Płace – rozbudowany system z dużymi możliwościami konfiguracyjnymi i automatyzacją.
• Symfonia Kadry i Płace – klasyczne narzędzie z długoletnią historią i dużym rynkowym zasięgiem.

Podsumowanie

Wybór programu kadrowo-płacowego to decyzja, która wpływa na efektywność pracy biura rachunkowego i bezpieczeństwo rozliczeń. Przy wyborze warto kierować się nie tylko funkcjami, ale też dostępnością wsparcia, zgodnością z przepisami i możliwością obsługi wielu klientów w jednym systemie. Rozwiązania takie jak Comarch ERP Optima BR mogą być szczególnie przydatne dla biur, które chcą połączyć zarządzanie kadrami z szerszym kontekstem obsługi księgowej i administracyjnej.